Web內(nèi)容管理系統(tǒng)可以讓大量非技術(shù)性內(nèi)容編撰者在可能包含了成千乃至上百萬個(gè)內(nèi)容頁面的大型企業(yè)Web站點(diǎn)中輕松地更新和創(chuàng)建新的Web頁面。這些系統(tǒng)為以下3個(gè)核心功能提供了一些改變。
●編輯工作流程，審批流程，及個(gè)人網(wǎng)頁撰寫者的訪問管理。
●頁面、目錄、內(nèi)容撰寫人賬號和常用系統(tǒng)操作的網(wǎng)站管理。
●交互的用戶界面(通常是基于瀏覽器的)不需要Web、HTML或者CSS技術(shù)知識(shí)創(chuàng)建Web內(nèi)容。
在常用CMS驅(qū)動(dòng)的Web站點(diǎn)中，Web 編輯工作流程如下所示:
1)領(lǐng)城專家、本地部門工作人員或者撰寫人使用Web瀏覽器來添加、更新或者修改頁面內(nèi)容，以使用CMS功能及執(zhí)行編輯、網(wǎng)站管理功能。
2)最終的內(nèi)容會(huì)通過一系列通 知發(fā)送給指定的審批人，以在較大型Web站點(diǎn)的那個(gè)區(qū)域刊出。
3)審批人檢查新的內(nèi)容，要么發(fā)布要么退回修改。
4) CMS i匯集了審批后要發(fā)布的內(nèi)容，在大型的Web站點(diǎn)上，這些內(nèi)容通常會(huì)在一天的特定時(shí)間間隔發(fā)布到一個(gè)“實(shí)時(shí)的”服務(wù)器上。大多數(shù)CMS還會(huì)按需進(jìn)行實(shí)時(shí)網(wǎng)站更新。
CMS中的文本、圖形和網(wǎng)站管理工具用來允許沒有多少HTML或者CSSA識(shí)的用戶創(chuàng)建和管理復(fù)雜的Web內(nèi)容。現(xiàn)在，大多數(shù)大型的公司、企業(yè)和綜合性網(wǎng)站邢采用在分收式編輯環(huán)境中使用CMS管理的方式，分散式的編輯環(huán)境擁有成百上千個(gè)為企業(yè)網(wǎng)站創(chuàng)建大多數(shù)內(nèi)容的個(gè)人撰稿者、內(nèi)容審批者、編輯和媒介供稿人。
大多數(shù)的CMS使用數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)Web內(nèi)容。通常，文本和媒介文件(圖形、照片、播客、視頻)都采用XML形式存儲(chǔ)以供“重復(fù)使用、靈活演示、同時(shí)在多個(gè)網(wǎng)頁更新”之需。CMS使用模板來為整個(gè)網(wǎng)站提供一致的用戶界面、企業(yè)標(biāo)識(shí)品牌和版式演示。越來越多的CMS模板采用復(fù)雜的XSLT (eXtensible Style Language Transformation，可擴(kuò)展樣式語言變換)文件形式制作，該文件可以在Web頁面中將XML內(nèi)容改頭換面成適合傳統(tǒng)的Web瀏覽器、視障讀者閱讀的格式、諸如手機(jī)之類的移動(dòng)設(shè)備，以及方便打印的格式查看。
2.博客
由于易用性以及支持軟件、Web日志或者博客等現(xiàn)成功能是Web內(nèi)容管理最為流行、廉價(jià)和普及的形式，因此諸如Blogger、Roller 或者WordPress等博客軟件都支持非技術(shù)類用戶將文本、圖形和數(shù)字媒介文件輕松地集成到交互的Web頁面中。博客實(shí)際上是一個(gè)簡單的CMS，通常支持以下了個(gè)核心功能。Web上的文字、圖形和多媒體內(nèi)容的輕松發(fā)布。支持博客讀者張貼評論的內(nèi)置工具(可選功能)。
常見的博客內(nèi)容類型是在線的日常生活事件(個(gè)人博客)或者對特定主題(政治、技術(shù)和專業(yè)主題)的簡短評論，不過博客軟件可以輕松地支持社交網(wǎng)絡(luò)或者企業(yè)內(nèi)外交流的協(xié)作。例如，很多大學(xué)將博客軟件用做簡單的CMS，以支持不懂技術(shù)的教員和管理員快速張貼通知、緊急公告和其他實(shí)時(shí)材料。
對于小型的(10-20個(gè)頁面)、具有特定用途的、小型企業(yè)或者部分的Web站點(diǎn)而言，博客型網(wǎng)站將完全能夠滿足需求，它可以使用-組友好、沒有技術(shù)含量的編輯工具與(常見的)諸如日歷、自動(dòng)分類和導(dǎo)航控件的工具以及RSS反饋來快速創(chuàng)建和運(yùn)作。如果帶有內(nèi)容張貼和讀者評論的博客功能不適合你的要求，可以關(guān)閉評論功能，使用一個(gè)便宜的僅擁有友好的Web站點(diǎn)開發(fā)、編輯工具及輕量級CMS的軟件包。
3.維基
維基是一種以內(nèi)容為主導(dǎo)的Web站點(diǎn)的特殊形式，它可以支持眾多用戶協(xié)作創(chuàng)建Web頁面。維基區(qū)別于博客和其他CMS的功能是，維基允許所有用戶更改維基頁面內(nèi)容，而非只發(fā)布關(guān)于內(nèi)容的評論。維基中著名的維基百科在線百科全書可以被任何用戶公開訪問和編輯，但是維基軟件也支持非公開協(xié)作的項(xiàng)目，在這些項(xiàng)目中，僅團(tuán)隊(duì)成員能查找和編輯維基內(nèi)容。常用的諸如PBwiki、MediaWiki (由Wikipedia使用)和JotSpot商業(yè)維基工具提供了搜索、瀏覽和編輯功能，以及限定對選定用戶訪問的賬號管理和安全功能。在維基百科中，這些內(nèi)容的更改通常會(huì)在更改后即時(shí)可見，并且這種工作流模型是“開放的”，不會(huì)對更改的及添加的新內(nèi)容進(jìn)行正式的審查。這種開放的模型允許眾多撰稿者進(jìn)行快速的改進(jìn)和更新，但是可能不適合處理那些為企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的受眾或者更大型的萬維網(wǎng)訪問者提供可查閱的敏感性或者有爭議性的材料的項(xiàng)目。
4. RSS
簡易供稿(Really Simple Syndication， RSS) 是生成組可以同時(shí)在Internet或者本地企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)等多處地方即時(shí)出現(xiàn)的“標(biāo)題”和Web鏈接的好辦法。RSS與基于XML的反饋格式相似，它們都可以為很多形式的Internet媒介提供一組自動(dòng)更新的標(biāo)題、深圳網(wǎng)站建設(shè)Web鏈接或者簡短的內(nèi)容片段。可以使用以下顯示軟件閱讀RSS :眾多郵件程序、主要的Web瀏覽器 (Firefox、Internet Explorer、 Opera、Safari)、類似Surfpack或FeedDemon之類的專用RSS聚合器軟件，以及諸如iGoogle、MyYahoo!和其他定制的企業(yè)、Interneti ]戶之類的Web門戶網(wǎng)站等。大多數(shù)博客軟件都可以生成RSS反饋來通知用戶已經(jīng)更新的內(nèi)容，市面上還有很多特殊用途的RSS反饋編寫軟件。當(dāng)博客創(chuàng)建完RSS反饋文件后或者桌面RSS軟件生成了RSS反饋文件后，該文件會(huì)放置在Web服務(wù)器上，反饋可以使用傳統(tǒng)的URL (統(tǒng)一資源定位器)，采用類似于Web頁面的方式來處理(http://whatever-site.com/my-rss-feed.xml).每次更新RSS反饋文件時(shí)用戶都會(huì)在自已的E-mail、Web 瀏覽器或者門戶頁面上看到這些新的標(biāo)題。
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